神奈川県を中心に調剤薬局を10店舗以上も運営するLibra様。

また、調剤薬局事業だけでなく、在宅訪問など幅広い事業を展開されています。

 

三交会では、KING OF TIMEやSmartHR等の導入支援、そしてその後の給与計算や保険手続きを含む労務顧問でサポートさせていただいています。

同社の的場様に、三交会へ依頼したきっかけや、導入後の効果などについて伺いました。

これまで抱えていた課題

店舗数が増えるにしたがい、管理が難しくなることを感じていた。

店舗数が増えるに従い、一人の従業員がヘルプなどで複数店舗勤務することが増え、勤怠集計が複雑となり、勤怠管理業務の工数の増加とミスが増えていきました。

さらにグループ会社が増えることが決定し、今後業務がより複雑化していくと予想され、勤怠集計含めた給与計算業務を抜本的に見直さなければならないと感じていました。

 

また、雇用契約に関しても課題を感じていました。

特に入社時の労働条件通知書の配布と入社の意思確認の流れがスムーズではありませんでした。労働条件通知書は郵送やメールで本人へ配布をしていましたが、本人が合意したか確認を取るために、再度確認の手間や時間のロスが生じていました。

三交会に依頼したきっかけ

システムの導入で苦戦

勤怠管理と雇用契約に関する課題を解決するには、労務管理システムや勤怠管理システムの導入が必要だと考えました。最近のシステムは「30日間お試しで使えて、インストールをすれば、設定は簡単で自分で行える」とうたっているものが多く、私はそれを真に受け、自分で導入をやってみることにしました。

グループ会社が増えるタイミングでしたので、まずは雇用契約の電子化をするため労務管理システムを比較し、文書配布や年末調整に特化しているSmartHRの導入を決めました。（決める際にも武久先生のシステムの比較動画に大変お世話になりました）
SmartHRは導入が決定するまでは営業の方がつきますが、以降は困ったらサポートに連絡してくださいというスタンス。

操作自体は難しくないけれど、そもそも自分がしたいことをするためにはどう設定をするかという組み立てが難しく、早々に「自分で導入」に行き詰ってしまいました。

そんな状況を打破すべく、自宅に帰ってからも深夜に及ぶまでYoutubeでSmartHRに関する動画を調べまくりました。

そんな中、武久先生の動画の概要欄に「導入に関して、お困りでしたらお問い合わせください」と見つけ、すぐにお問い合わせメールを送りました。その時刻深夜０時を回っていたので、私の困窮度を表していると思います（笑）

SmartHRの導入だけではなく、当社にあった勤怠管理アプリの選定から導入、そして給与計算だけはなく労務手続きもすべて代行してくれるということも大変ありがたかったです。

 

依頼後の効果

クラウド化で業務量が削減された。

勤怠管理についてですが、会社として目指しているのは「自分の勤怠は自分で管理をする」ですが、当時の現状は全く違いました。

これまでも勤怠システムは利用していましたが、社内の専用回線のみであったため、外出先での打刻が出来ない、従業員が自分の勤怠実績を確認出来ない、などのデメリットがありました。そのため、打刻漏れがあると人事担当者から本人へ連絡をして確認を取るという作業が勤怠締め日の間際には多く発生していました。

KING OF TIMEを導入することにより、自分で自分の勤怠の確認が出来、打刻漏れがあった場合は本人へ通知機能があるため、勤怠締め日の人事担当者の業務が大幅に軽減されました。

 

SmartHRでは、特に文書配布がとても便利です。

契約更新時期は、労働条件通知書の作成から、封筒の宛名の確認、封入と多くの作業があり、残業が多くなっていました。

文書配布を使うことで、封入作業の手間だけではなく切手代の削減も出来ました。

入社時や契約更新で合意が必要な文書は、従業員側に通知メールがいき、合意をしたらすぐに会社側へ合意の通知があります。待つ時間が大幅に削減され、ストレスなくスムーズに労務業務が行えるようになりました。

 

クラウド化する前は、入社があれば自社のExcelの管理表に入力し、社労士への連絡票に入力し、勤怠集計ソフトに入力し、と同じ内容をいくつも入力するという作業がありました。現在ではSmartHRに従業員氏名を人事担当者が入力し、そのほかの従業員の情報は従業員本人が入力、それを三交会と共有し、KING OF TIMEやマネーフォワードクラウド給与にデータを連携する、という流れとなっています。情報を一元化出来て、いつでも最新の情報が確認出来ることに大きなメリットを感じています。

三交会の関わり方

ルール化してくれるところが、ありがたかった。

今回、SmartHR（労務管理）と、KING OF TIME（勤怠集計）とマネーフォワードクラウド給与（給与計算）の3つのシステムを導入することとなりましたが、三交会にすべての導入の代行を行っていただき、さらに運用するにあたり問題が出た際には率先して解決方法を提示してくれ、当社にあった運用が出来るように組み立ててくださいました。始まって1年以上経ちますが今でも変わらず、課題に沿った運用方法を考えてくれています。

就業規則も三交会に依頼をし、システム変更に伴った改定を行いました。

同時に、給与計算やSmartHR運用の細かいルールを決めました。

三交会はそのルールに則ってきちんと業務を遂行してくれるので、発生都度ごとのこちらへの確認がなくなり、その結果、イレギュラーが減り手間とミスが少なくなりました。

 

当社は神奈川県で三交会は大分県ですので遠隔地ではありますが、依頼をするにあたっての不安は全くありませんでした。

もちろんYoutubeの出会いということもありますが（笑）、導入時がちょうどコロナの時期と重なったこともありオンラインMTGが当たり前になっていた時期であったということもあります。

普段はチャットや電話で気軽に相談や共有が出来ますし、定期的なオンラインミーティングを行ってくれるので、密にやり取りをしながら、円滑に業務を遂行してくれているため安心しています。