【導入すべき?評判は?】SmartHRのメリット・デメリット

SmartHRHR Techコラム

労務分野ではデジタル化(DX)が急激に普及し始めています。
その中でも特に伸びているのがSmartHRです。

テレビCMなどで目にしたことがある方が多いのではないでしょうか?

 

しかし、具体的にどんな機能があって、何が便利なのか、なぜ伸びているのか知っていますか?
今回は、今一番勢いのあるクラウド人事労務ソフト、SmartHRのメリットとデメリットについて紹介します。

 

この記事は以下の動画を元に書かれています。よろしければ以下の動画も一緒にご参照ください。


 

また、労務全体のDXについての記事もありますので、興味のある方はご覧ください。

労務のDXとは?代表的なものを紹介

 

メリット

電子申請

最も有名でイメージしやすい機能が、雇用保険手続きや社会保険手続きの電子申請機能でしょう。

 

これまで紙で申請していたときは、以下のような手間がかかっていました。

・役所に行く移動時間

・役所で順番待ちをする時間

・役所で手続きが終わるのを待つ時間

・役所から帰る移動時間

 

こういった手間が、電子申請を利用することでほとんど無くなります。

 

また、決定通知書は電子データで発行されるので、保管する物理的な場所も必要なくなります。

 

ソーシャルディスタンスが求められるご時世ですので、効率的かつ安全に手続きできることは大きなメリットです。

 

 

従業員との窓口

電子申請機能以上に便利なのが、従業員との窓口(コミュニケーションツール)としての機能です。

 

具体的な機能

以下のように、離れた場所に支店や支社が複数ある会社や従業員数が多い会社にとっては、労力削減効果の高い機能ばかりです。

 

入社時の情報回収

入社時に必要となる、氏名・住所・生年月日・扶養情報・振込先口座情報・マイナンバーなどの情報を、従業員がマイページから入力、そして管理画面へ自動で反映することができます。

 

申請・承認

従業員の住所や給与振込先口座情報が変わった際に、従業員がマイページから変更申請し、管理者が承認することでマスタデータに反映させることができます。

 

給与明細

毎月の給与明細を、従業員マイページに公開することができます。

 

年末調整

年末調整時の扶養控除等申告書や保険料控除申告書などを、従業員がマイページでアンケートに答えるだけで作成することができます。

そして源泉徴収票を配布することもできます。源泉徴収票は年末調整時だけでなく、途中退職者に対しても配布することができます。

 

お知らせ掲示板

従業員マイページのトップに、全体へのお知らせを公開することができます。PDFなどのファイル添付も可能です。

 

雇用契約・文書配布

雇用契約書を作成し、電子契約を締結することができます。契約期限が近い契約をリストアップするなどにより契約更新業務も楽になります。
また、契約書のような合意が必要ない、給与改定通知・退職証明書・離職票なども配布することができます。

 

 

利用ソフトの一元化

現在は専門のクラウドソフトを連携して活用することが主流ですが、そうするとどうしても利用ソフトが増えてしまいます。

 

労務担当者はまだしも、従業員はソフトに慣れていない方もいらっしゃるので、できるだけ利用ソフトが少ない方が運用しやすいでしょう。

 

特にクラウド給与ソフトと連携している場合は、給与明細や年末調整、源泉徴収票は給与ソフト、従業員情報は労務ソフトというように、従業員が利用するソフトが分かれてしまいがちです。

 

SmartHRをきちんと利用すれば、上記の全てをSmartHRに一元化することができます。

 

これは従業員目線でもあれこれ操作せずに済むので助かりますが、労務担当者目線でも教育・研修・質問対応といった運用コストを減らすことができるので助かります。

 

ソフト導入成功のコツは、いかにスムーズな運用に乗せるかなので、こういった面は地味ですが非常に効果的です。

 

 

労務担当者への配慮

SmartHRは、労務担当者が業務を行いやすいように様々な工夫がされています。

 

デザイン

まず何よりもデザインが優れています。これは単にオシャレというだけでなく、次に何をすればいいか分かりやすいという意味でのデザインが特に優れています。

 

親切なガイドも豊富に用意されています。

 

 

ToDo管理

各種手続きの際に、その手続きに関連するやるべきことリストが用意されています。

 

労務ではやるべきことが多いので、ToDo管理ができることにより抜け漏れ防止、さらには属人化防止にも効果的です。

 

 

項目カスタマイズ

従業員情報の項目やToDoの項目を好きなようにカスタマイズすることができるので、オリジナルのソフトを作り上げることができます。

 

例えば入社時に免許などの証明書を提出してもらいたい場合、項目に追加しておけば従業員からの情報回収時にファイルを添付してもらうことも可能です。

 

 

分析

集まったデータを基に、社員数や男女比などのレポートを作成することができます。

他にも従業員サーベイによりリアルタイムに状況を把握することで、スピーディーな改善を実施できます。

 

単なる労務ソフトではなく、貯まった情報を活用するという人事領域のソフトとしても利用できます。

 

 

デメリット

対応する帳票数が少なめ

一番のデメリットは対応する帳票数が少なめなことです。基本的な手続きは用意されていますが、オフィスステーションなどと比べると少ないです。

 

対応していない帳票については、申請用紙に手書きして提出したり、e-Govから電子申請することで対応することになります。

 

こういったところは、他ソフトと比べて「従業員との窓口ツール」として注力している特徴が表れています。

 

しかし大企業で電子申請が義務化されている手続きなど、基本的な帳票・電子申請には対応していますので、ものすごく少ないという感じは無いかと思います。

 

 

従業員のITリテラシーに左右される

これはSmartHRに限った話ではありませんが、HRテックは労務担当者だけでなく全従業員が利用することになるので、他領域のソフトに比べて従業員のITリテラシーに左右されやすいです。

 

HRテックの中でも、勤怠ソフトであれば導入のメイン目的が労働時間の記録・集計なので、打刻はICカード、休暇などの各種申請は口頭や書面などの工夫をすれば、従業員にマイページを発行して操作してもらうことを避けることもできます。

 

しかしSmartHRの良さは保険手続きだけでなく従業員との窓口になることにもあるので、SmartHRの導入価値を発揮させるためには従業員がマイページで操作してくれることが必須となります。

 

SmartHRでは従業員が分かりやすいようにガイドをいくつも用意してくれていますが、とはいえ高齢の従業員などはそれだけでは解決しないこともあるでしょう。

 

各拠点に操作を教えられる人を用意するための研修など、会社側でも全従業員が操作してくれる体制と整える工夫が必要となります。

 

 

まとめ

今回はSmartHRのメリット・デメリットをご紹介しました。いくつか注意すべき点はありますが、それを上回るメリットがあることがお分かりいだければ幸いです。

 

特に30人以下はほとんどの機能を無料で利用できますので、是非とも試してみてください。

 

 

最後に

三交会では、SmartHRを含めたHRテックの導入・運用サポートを行っております。

設定方法や運用方法、他ソフトとの連携方法などで困っている方がいらっしゃれば、以下のリンクのお問い合わせフォームよりご連絡をいただければと思います。

 

https://www.sankokai-sr.jp/contact/

 


 
 
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